Polski Związek Działkowców działalność finansową prowadzi zgodnie z:
Ustawą o ROD, Statutem PZD, Zasadami Rachunkowości i Zakładowym Planem Kont zatwierdzonym Uchwałą nr 104/2015 Prezydium KRPZD z 14 kwietnia 2015 r., opracowanym zgodnie z ustawą o Rachunkowości, Systemem Ochrony Danych Finansowych w Jednostkach PZD przyjęty Uchwałą nr 154/2020 Krajowego Zarządu PZD z 8 czerwca 2020 r.
Wszystkie jednostki PZD prowadząc działalność finansową zobowiązane są do stosowania w/w podstaw prawnych i winny zgodnie z nimi realizować zadania statutowe wynikające z zatwierdzonego własnego planu pracy. Wszystkie
Jednostki PZD są jednostkami, samofinansujący i samobilansującymi się.
Ewidencja księgowa wszystkich zdarzeń gospodarczych winna być prowadzona na podstawie dokumentów źródłowych w programie komputerowym DGCS PZD SYSTEM po wcześniejszym spełnieniu wymogów pod względem poprawności i rzetelności oraz zaakceptowaniu przez osoby upoważnione.
Działania w/w mają istotny wpływ na podsumowanie rocznej działalności finansowej danej jednostki w prawidłowo i rzetelnie sporządzonym sprawozdaniu finansowym za dany rok , które w sposób przejrzysty i rzetelny przedstawia sytuację finansową i majątkową.
Podstawowe funkcje sprawozdania finansowego to: informacyjna, dokumentacyjna, analityczna, kontrolna.
Głównym źródłem finansowania działalności statutowej Okręgów i JK PZD w 2022 r. były wpływy z tytułu partycypacji. 0,10 zł od m2 zgodnie z Uchwałą nr 2/XII/2021 z dnia 9 grudnia 2021 r. w sprawie określenia zasad partycypacji ROD w finansowaniu kosztów, ponoszonych przez PZD w związku z działalnością jednostki krajowej i jednostek terenowych na rzecz rodzinnych ogrodów działkowych w 2022 r. oraz zgodnie z § 2 Uchwały nr 389/2021 Krajowego Zarządu PZD z dnia 16 grudnia 2021 r. w sprawie określenia podziału środków pochodzących z partycypacji ROD w finansowaniu kosztów ponoszonych przez PZD w związku z działalnością jednostki krajowej i jednostek terenowych na rzecz rodzinnych ogrodów działkowych w 2022 r.
Zgodnie z § 1 w/w Uchwały podział środków był następujący:
- jednostka terenowa PZD 65%
- jednostka krajowa PZD 30%
- Fundusz Samopomocowy PZD 1%
- Fundusz Rozwoju ROD 3%
- Fundusz Budowy Siedzib dla Zarządów ROD 1%
Decyzje w sprawie wysokości partycypacji Krajowa Rada PZD każdego roku podejmuje na podstawie analiz i badań finansowych w Jednostce Krajowej i jednostkach terenowych PZD.
Jednostki terenowe PZD w opracowanych analizach uwzględniały swoje potrzeby ustalane w oparciu o sprawozdania finansowe z lat ubiegłych i procentowy wskaźnik przewidywanej inflacji. Propozycje wysokości partycypacji były szeroko konsultowane z aktywem PZD, w wyniku tych działań Krajowa Rada podejmowała decyzję zgodnie z oczekiwaniami jednostek PZD uchwalając partycypację w takiej wysokości, która zabezpieczy realizację zadań statutowych jednostek PZD..
Jednostki Okręgowe działają na rzecz ROD , współpracują z organami samorządu terytorialnego i terytorialną administracja rządową w obszarze działania okręgu w zakresie tworzenia, funkcjonowania i rozwoju ROD.
Jednostki Okręgowe PZD realizują zadania statutowe zgodnie z zatwierdzonym planem pracy i preliminarzem finansowym na dany rok.
Działania Okręgu to organizowanie narad, szkoleń , przeprowadzanie lustracji i kontroli w ROD, organizowanie działalności konkursowej oraz działalności socjalnej, oświatowej i związanej z promowaniem działalności PZD.
Prawidłowe funkcjonowanie Związku zgodnie z przepisami prawa , w tym realizowanie zadań wynikających ze statutu PZD oraz z przyjętego planu pracy możliwe jest dzięki prawidłowemu funkcjonowaniu biur Jednostek Okręgowych, które winny zatrudniać fachowców z dziedziny gospodarki gruntami, prawnej, statutowej, finansowo- księgowej, ogrodniczej i inwestycyjnej.
Niezbędne jest również ponoszenie kosztów związanych z prawidłowym funkcjonowaniem biur w okręgach dobrze wyposażonych w niezbędne urządzenia . (komputery, skanery, drukarki, niszczarki, szafy metalowe itp.)
Znaczna część zadań wykonywanych przez pracowników biur wymagała bezpośredniego kontaktu z Zarządami ROD.
Działalność finansowa Jednostek PZD zgodnie z zapisami statutu PZD poddawana jest kontroli przez Komisje Rewizyjną, działania te są potwierdzone protokołem z kontroli. Kontrole w jednostkach PZD przeprowadzane są przez ZUS i US.
Ważnym dokumentem , który należy stosować jest System ochrony danych finansowych w Jednostkach PZD - przyjęty Uchwałą nr 154/2020 r. KZ PZD 8 czerwca 2020 r. przez Krajowy Zarząd PZD (strona 112 w Zbiorze Przepisów Związkowych) który mówi o Ochronie danych finansowych. Dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe , dowody księgowe , dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe należy przechowywać w należyty sposób (kasy metalowe z odpowiednim zamknięciem) i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
W zakresie dokumentów, zawierających dane osobowe konieczne jest stosowanie również RODO oraz przepisów związkowych dotyczących zasad przetwarzania danych osobowych w poszczególnych zbiorach w PZD, w tym zakresie rodzaju danych, celów, miejsca oraz okresu, w jakim dane osobowe mogą być przetwarzane, jak również zasad ich udostępniania osobom trzecim. Konieczne jest również odpowiednie zabezpieczenie tych danych m.in. zgodnie z uchwałą KZ PZD nr 150/2018 z dnia 30.04.2018 r. w sprawie wprowadzenia „zasad ogólnych przetwarzania danych osobowych w jednostkach organizacyjnych PZD” oraz uchwałą nr 151/2018 z dnia 30.04.2018 r. w sprawie wprowadzenia „Instrukcji zarządzania systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych w jednostkach organizacyjnych PZD”.
Dokumenty księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne oraz zatwierdzone sprawozdania finansowe należy przechowywać w jednostce, w oryginalnej postaci w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, przez okres określony w instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w PZD.
Odpowiedzialność karna określona jest w Art.77 ustawy o rachunkowości, który mówi:
Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:
- nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,
- niesporządzania sprawozdania finansowego, sporządzania niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych – podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu karom łącznie.
Zarząd Rodzinnego Ogrodu Działkowego, który nie jest w stanie sprostać w/w wymogom, winien niezwłocznie przekazać prowadzenie spraw finansowo-księgowych do Ośrodka Finansowo – Księgowego dla ROD, gdzie osoby z odpowiednim przygotowaniem poprowadzą w sposób profesjonalny ewidencję finansowo-księgową ROD wraz ze sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego oraz zabezpieczą dokumentację finansową.
Opracowała; GK KRPZD M. Marks
Warszawa, dnia 08 marca 2023 roku